5 Cara Menyusun Skala Prioritas untuk Tingkatakan Efekivitas Pekerjaan

 

Pernakah Anda dan tim mengalami situasi dimana pekerjaan yang banyak dengan target waktu yang sangat singkat sehingga membuat bingung yang mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu? Keadaan ini hanya membuat Anda dan tim bingung sehingga semua kerjaan yang ada berantakan dan kualitas pekerjaan menjadi tidak maksimal. Kali ini MYSC team akan membahas tentang bagaimana cara meningkatkan Efektivitas Pekerjaan dengan cara menyusun pekerjaan sesuai dengan skala prioritas. Untuk menyusun sebuah skala prioritas pada pekerjaan, ternyata membutuhkan tahapan dan langkah yang tepat untuk bisa bekerja secara efektif. Coba kita lihat apa yang kita kerjakan selama ini, apakah sudah efektif atau bahkan tidak membuahkan hasil yang maksimal pada pekerjaan kita. Dibawah ini adalah 5 tahapan untuk Menyusun skala prioritas untuk meningkatkan efektivitas pada pekerjaan kita di kantor.

1. Menganalisa Pekerjaan Secara Rinci

   • Mulai dengan mengumpulkan daftar semua pekerjaan yang akan Anda kerjakan.
   • Selanjutnya dari semua daftar identifikasi tugas dengan perincian dan membuat urutan mulai dari tugas yang lebih mudah ke urutan yang lebih sulit.
   • Bersiaplah fleksibel terhadap segala perubahan tugas dan prioritas yang akan terjadi secara mendadak.

2. Memerhatikan Nilai dan Tingkat Kepentingan Dari Setiap Pekerjaan

   • Time

     Menentukan Tingkat Kepentingan sesuai dengan target waktu penyelesaian (deadline). Apakah pekerjaan ini membutuhkan penungguan tugas dari pihak lain yang membuat pekerjaan Anda tidak dapat diselesaikan

   • Cost

     Menentukan Tingkat Kepentingan sesuai dengan biaya (cost). Apakah pekerjaan yang Anda kerjakan ini membutuhkan biaya sehingga dapat membantu meringankan atau mendukung penyelesaian tugas Anda

   • Scope

     Menentukan Tingkat Kepentingan sesuai kemampuan diri (scope). Apakah pekerjaan yang dikerjakan dan waktu yang ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan kemampuan diri atau kapasitas individu untuk menyelesaikan beragam tugas yang telah dirincikan dalam suatu pekerjaan.

3. Membuat Jadwal Kerja Sesuai Dengan Kuadran Skala Prioritas

   Dwight D. Eisenhower, mantan Presiden Amerika serikat sempat membuat skala prioritas yang hingga kini dikenal banyak oleh masyarakat dengan nama matriks Eisenhower.

   

   © www.timepot.io/blog/everything-need-know-eisenhower-matrix

   • KUADRAN I, Penting dan mendesak (Do > Do it now)

     Memasukkan hal-hal yang sangat penting dan wajib kamu selesaikan hari ini. Fokus pada pekerjaan yang paling mendesak dan paling penting. List dan evaluasi ulang dari urutan yang paling mendesak dan kemampuan diri.  Jangan memasukkan terlalu banyak pekerjaan ke dalam kuadran ini akan membuat kamu tidak produktif.

   • KUADRAN II, Penting tapi tidak mendesak (Decide > Schedule a time to do it ?)

     Prioritaskan tugas yang penting namun masih bisa diselesaikan secara bertahap. Tentukan target penyelesaian (deadline). Walaupun dapat dikerjakan secara bertahap, namun tetap fokus mengerjakan. Hindari menunda tugas karena itu akan menumpuk dan menyebabkan kualitas tugas semua kacau.

   • KUADRAN III, Mendesak tetapi tidak penting (Delegate > Who can do it for you ?)

     Kuadran ini berisi hal-hal yang tidak seberapa mendadak, walaupun kecil namun tetap harus dikerjakan. Contohnya seperti rapat, membuat email, research, dll.

   • KUADRAN IV, Tidak mendesak dan tidak penting (Eliminate > Delete if possible)

     Membersihkan laptop, menyusun dokumen, tidur bermalas-malasan, dan kegiatan yang kurang penting dan kurang mendesak sebaiknya apabila bisa dikurangi atau dihilangkan lebih baik.

4. Fokus Kerja Sesuai Dengan Prioritas dan Hindari Menunda!

   Kuadran skala prioritas telah dibuat, sekarang adalah waktunya untuk take action! Sebuah daftar prioritas akan menjadi tidak berguna apabila Anda tidak memiliki komitmen atau tekad untuk menyelesaikannya. Dengan mengatur jadwal semua tugas akan menjadi jelas arahnya. Fokus pada memberikan hasil yang terbaik yang Anda bisa.

   Hindari kebiasaan buruk seperti menunda pekerjaan, karena deadline akan selalu berjalan sehingga jika tidak dikerjakan maka akan makin menumpuk. Menunda pekerjaaan juga akan mengacaukan kuadran skala prioritas yang telah Anda buat. Jika Anda merasa membutuhkan waktu untuk istirahat maka ambilah waktu sejenak kemudian fokus kembali pada skala prioritas Anda.

5. Mengevaluasi Tugas dan Mengupayakan Perbaikan Kedepan

   Dengan membuat kuadran prioritas dan menyesuaikan dengan kapasitas, waktu, dan scope. Maka di akhir hari kita dapat mengevaluasi kinerja tugas yang telah dikerjakan. Dengan mengevaluasi kuadran tersebut maka diri sendiri, dapat menjadi bahan pertimbangan untuk perbaikan kedepan. Kuadran ini juga dapat Anda ajarkan kepada karyawan maupun anggota tim Anda. Dengan menentukan skala prioritas mereka menjadi jelas akan semua rincian tugas yang akan dikerjakan.

Ayo tingkatkan produktifitas kinerja Anda dan Tim dengan menentukan skala prioritas menggunakan My Scorecard!

Menentukan skala prioritas pekerjaan dan detail rinciannya lebih mudah menggunakan MY Scorecard. Pada aplikasi MY Scorecard, Anda dapat mengatur prioritas pekerjaan dan melihat performa kinerja Anda dan keseluruhan tim Anda. Solusi management performa yang dapat membuat tim Anda lebih semangat dan tetap produktif.