Perusahaan Efektif dan Efisien Dengan Menghitung Analisis Beban Kerja (workload analysis)

 Workload Analysis atau yang disebut analisis beban kerja adalah teknik sistematis untuk mengukur tingkat efektivitas dan efisiensi kerja dalam perusahaan berdasarkan volume kerja tiap karyawan. Workload analysis ini juga dapat menjadi pengukuran hasil performa kinerja karyawan dan juga pertimbangan manajemen agar jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan jangan terlalu berlebihan maupun terlalu kurang sehingga beban kerja terlalu berat dan pekerjaan tidak berlangsung secara efektif dan efisien.

Dalam salah satu hasil analisis beban kerja, terdapat dua hasil kerja karyawan yaitu overload dan underload. Dalam hasil overload, dapat dikatakan karyawan menggunakan waktu kerjanya melebihi waktu kerja efektif per tahun sehingga memerlukan orang tambahan agar perusahaan dapat berjalan lebih efektif. Sedangkan dari hasil underload, karyawan dapat lebih dimaksimalkan jam kerjanya dan diberikan tambahan beban kerja agar kinerja perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif.

Lantas bagaimana cara untuk mengukur workload analysis agar organisasi dalam perusahaan berjalan efektif dan efisien? Efektivitas dan efisiensi kerja dapat tercapai dengan melakukan perbandingan antara bobot (beban kerja) dan jam kerja efektif dalam penyelesaian tugas kerja dan fungsi organisasi. Kali ini MYSC team akan memberikan manfaat workload analysis dan bagaimana cara perhitungannya yang sangat berguna untuk para pemimpin organisasi perusahaan.

Manfaat melakukan analisis beban kerja (workload analysis) pada organisasi dalam perusahaan:

1. Mengukur hasil performa pada suatu jabatan atau unit kerja.
2. Mengidentifikasi efisiensi dan efektifitas parameter beban kerja.
3. Mengukur kompetensi masing-masing individu agar penataan organisasi dalam perusahaan lebih efektif dan efisien.
4. Menganalisa dan memberikan keadilan antara jam kerja, beban kerja, dan gaji.
5. Menentukan peralatan kerja untuk menunjang mobilitas kerja suatu karyawan.
6. Menjadi pertimbangan dalam menentukan kebijakan strategis, penataan organisasi, tata laksana, SDM, dan proses bisnis.
7. Menentukan jumlah kebutuhan karyawan dari segi kualitas dan kuantitas.
8. Memberikan informasi yang lebih objektif dan akurat dan komprehensif mengenai kebutuhan pegawai, tingkat efektivitas dan efisiensi kerja, prestasi kerja unit/jabatan.

Tiga tahap menghitung analisis beban kerja (workload analysis) :

1. Persiapan perhitungan workload analysis

   Penyusunan uraian tugas pokok (job description) dan fungsi setiap jabatan, salah satunya dapat menggunakan metode berikut:

   1. Metode wawancara, mewawancarai setiap karyawan tentang tugas pokok dan fungsi pekerjaan tiap individu. Metode ini juga dianjurkan karena bisa melihat tiap individu apakah sudah jelas dan sudah sesuaikah dengan tugas pokok masing-masing

   2. Metode pertanyaan, yang berisi daftar pertanyaan mengenai uraian tugas setiap individu sesuai jabatan atau posisi masing-masing.

   3. Metode observasi, pengamatan langsung pada setiap individu mengenai uraian tugas pokok dan juga pengaplikasian secara nyatanya

   4. Menggunakan aplikasi pencatatan aktivitas untuk mendapatkan data bobot dan beban kerja setiap individu (baca juga: MY Scorecard)

2. Cara menghitung workload analysis

   Tahapan kedua adalah melakukan perhitungan data laporan beban kerja menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2008 tentang analisis beban kerja. MYSC team akan membantu Anda untuk menjelaskan dengan contoh perhitungan efektivitas kerja berdasarkan proyeksi 5 hari kerja dan 6 hari kerja. Anda bisa catat rumusnya untuk digunakan, berikut formula untuk menghitung waktu kerja efektif yang digunakan untuk fokus bekerja. Waktu kerja yang efektif dibagi menjadi per menit dan per hari. Dengan proyeksi perhitungan sebagai berikut:

   1. Perhitungan waktu 5 hari kerja menurut MY Scorecard:

      No.	Deskripsi 5 hari kerja MYSC	Hasil Workload
      1	Total hari kerja / tahun (sudah dikurangi cuti dan libur nasional)	235 Hari / Tahun
      2	Hari Kerja per minggu	5 hari kerja
      3	Jam kerja /hari	7.5 jam / hari
      4	Total jam kerja efektif = 235 hr x 5 jam 36 mnt/hr (Jam kerja / hari - waktu luang 25%)	5 jam 36 menit/hari 1300 jam / tahun
      5	Total tingkat kesalahan (5% dari norma waktu pertahun)	5.243 menit
      6	TOTAL NORMA WAKTU EFEKTIF / TAHUN Norma Waktu Efektif / Tahun adalah total semua jam bersih efektif kerja. Yang telah dikurangi dengan cuti, libur, waktu luang 25% per minggu dan tingkat kesalahan 5% per tahun.	99.067,5 menit / tahun dalam perhitungan waktu 5 hari kerja menurut MY Scorecard (MYSC)

   2. Perhitungan waktu 5 hari kerja menurut MY Scorecard:

      Perhitungan dengan waktu 6 hari kerja hampir sama dengan 5 hari kerja, namun karena hari kerja lebih banyak sehingga jam kerja perhari juga lebih sedikit dibanding yang bekerja dengan waktu 5 hari. Berikut ini MYSC tim berikan perbedaan perinciannya:

      No.	Deskripsi 5 hari kerja MYSC	Hasil Workload
      1	Total hari kerja / tahun (sudah dikurangi cuti dan libur nasional)	287 Hari / Tahun
      2	Hari Kerja per minggu	6 hari kerja
      3	Total jam kerja efektif = 287 hr x 4 jam 23 mnt/hr (Jam kerja / hari - waktu luang 25%)	4 jam 23 menit/hari 1300 jam / tahun
      4	Total tingkat kesalahan (5% dari norma waktu pertahun)	5.243 menit
      5	TOTAL NORMA WAKTU EFEKTIF / TAHUN Norma Waktu Efektif / Tahun adalah total semua jam bersih efektif kerja. Yang telah dikurangi dengan cuti, libur, waktu luang 25% per minggu dan tingkat kesalahan 5% per tahun.	99.067,5 menit / tahun dalam perhitungan waktu 6 hari kerja menurut MY Scorecard (MYSC)

3. Pendekatan Analisis Kerja dari hasil perhitungan workload analysis

   1. Pendekatan organisasi perusahaan, beban kerja individual dan kinerja tim sesuai sudut pandang perusahaan.
   2. Pendekatan analisis jabatan, analisis beban kerja untuk memberikan promosi, rewarding, dan mutasi pada individu dalam tim
   3. Pendekatan administratif, kebijakan perusahaan yang menyakut administrasi karyawan dalam perusahaan.

Dengan melakukan analisis beban kerja (workload analysis), perusahaan dapat menilai kualitas dan mengidentifikasi kebutuhan akan karyawan perusahaan. Hal ini dilakukan agar organisasi dalam perusahaan berjalan secara efektif, efisien, dan produktif. Melakukan analisis beban kerja juga sebagai jalan adil antara perusahaan dan karyawan. Dari sisi perusahaan dapat memaksimalkan kinerja individu, serta dari sisi karyawan dapat mengetahui apakah individu bekerja secara overload atau underload. Semoga cara yang MY Scorecard berikan dapat lebih mudah diterapkan dan dipraktekan para leader dalam organisasi perusahaan.

Ayo ukur produktivitas kinerja individu tim mu dan monitoring kinerja tim Anda menggunakan MY Scorecard!

Mengukur produktivitas kinerja karyawan manajemen proyek secara rinci dan monitoring progress proyek mudah menggunakan MY Scorecard. Pada aplikasi MY Scorecard aplikasi manajemen proyek, Anda dapat mengatur prioritas pekerjaan, melihat performa kinerja, dan mengontrol manajemen proyek menggunakan gantt chart. Solusi aplikasi manajemen proyek yang dapat membuat team Anda lebih semangat dan tetap produktif saat bekerja secara WFH dan di kantor dimana saja kapan saja.